Inhalt (8 Abschnitte)
- MEDICPROOF-Fragebogen: welche Unterlagen es gibt
- Pflegeprotokoll ausfüllen: Schritt für Schritt
- Das Pflegetagebuch: was hineingehört
- Die Unterlagen-Mappe für den Termin
- Vorbereitungsbogen: Ihre eigene Einschätzung vorab
- Fragebögen zu Wohnumfeld und Umzug
- Häufige Fehler beim Ausfüllen
- Datenschutz: Was mit Ihren Angaben passiert
- Einen Pflicht-Fragebogen gibt es nicht: MEDICPROOF stellt freiwillige Pflegeprotokolle zur Vorbereitung bereit, online ausfüllbar oder als Blankoformular; ausgefüllt gehen sie an Ihren Versicherer.
- Zum Angebot gehören außerdem ein Trinkprotokoll, ein Infoblatt für Antragsteller, ein Fragebogen zur Wohnumgebung sowie Fragebögen „Verbesserung des Wohnumfelds“ und „Umzugskosten“ (MEDICPROOF).
- Ein Pflegetagebuch über ein bis zwei Wochen zeigt, wobei, wie oft und wie stark geholfen wird – das empfehlen MEDICPROOF und die Begutachtungs-Richtlinien.
- Für Umbauten zahlt die Pflegeversicherung bis zu 4.180 € je Maßnahme, ab Pflegegrad 1 und nur auf Antrag vor Beginn (§ 40 Abs. 4 SGB XI; MEDICPROOF).
- Der Vorbereitungsbogen des Pflegegrad-Rechners ist eine eigene Selbsteinschätzung nach § 15 SGB XI – kein Formular der MEDICPROOF GmbH; Ihre Eingaben bleiben im Browser.
Einen Pflicht-Fragebogen von MEDICPROOF gibt es nicht: Ausfüllen müssen Sie nur das Antragsformular Ihres Versicherers. MEDICPROOF bietet aber freiwillige Pflegeprotokolle zur Vorbereitung an – online ausfüllbar oder als Blankoformular –, dazu ein Trinkprotokoll und Fragebögen zu Wohnumfeld und Umzugskosten. Ausgefüllt schicken Sie sie an Ihren Versicherer; zusammen mit einem Pflegetagebuch sind sie die beste Vorbereitung auf den Termin (Stand Oktober 2026).
Hinweis: Pflegegrad-Privat.de ist kein Angebot der MEDICPROOF GmbH und bildet deren Formulare nicht nach. Die offiziellen Pflegeprotokolle finden Sie auf der Website von MEDICPROOF oder erhalten sie über Ihren Versicherer.
MEDICPROOF-Fragebogen: welche Unterlagen es gibt
MEDICPROOF hat die Punkte, die für die Begutachtung wichtig sind, in Fragebögen zur Vorbereitung zusammengefasst – den sogenannten Pflegeprotokollen. Darin wird dokumentiert, wie ausgeprägt die Einschränkungen der Selbständigkeit sind und wobei Hilfe nötig ist. Liegen diese Informationen vor, kann sich der Gutachter schneller einen Überblick verschaffen und Missverständnisse lassen sich vermeiden (MEDICPROOF).
| Unterlage | Wofür | Wohin |
|---|---|---|
| Pflegeprotokolle | Einschränkungen und Hilfebedarf, Medikamente, Hilfsmittel, Arzt- und Therapiebesuche dokumentieren | an den Versicherer, vor dem Termin |
| Trinkprotokoll | festhalten, wie viel getrunken wird und wobei Hilfe nötig ist | an den Versicherer bzw. zum Termin |
| Infoblatt für Antragsteller | erklärt, was bei der Begutachtung passiert | zum Lesen |
| Fragebogen zur Beschreibung der Wohnumgebung | Wohnsituation vorab schildern | an den Versicherer |
| Fragebogen „Verbesserung des Wohnumfelds“ | Zuschuss für Umbauten beantragen | an den Versicherer, vor Beginn des Umbaus |
| Fragebogen „Umzugskosten“ | Zuschuss bei einem Umzug wegen der Pflege | an den Versicherer |
Die Protokolle lassen sich direkt online ausfüllen oder als Blankoformular herunterladen. Das ausgefüllte Pflegeprotokoll übermitteln Sie Ihrem Versicherungsunternehmen, damit sich der Gutachter im Vorfeld vorbereiten kann (MEDICPROOF). Wie der Termin selbst abläuft, erklärt der Ratgeber MEDICPROOF-Begutachtung.
Wann das Trinkprotokoll besonders hilft
Essen, Trinken und die Toilettenbenutzung haben im Modul Selbstversorgung ein höheres Gewicht als andere Kriterien: Für das Essen gibt es bis zu 9 Einzelpunkte, für Trinken und Toilette jeweils bis zu 6, für die übrigen Kriterien höchstens 3 (Anlage 1 zu § 15 SGB XI). Muss jemand ans Trinken erinnert werden, braucht er Hilfe beim Eingießen oder trinkt er ohne Aufforderung deutlich zu wenig, zeigt ein Trinkprotokoll über einige Tage, wie regelmäßig die Unterstützung nötig ist. Notieren Sie Uhrzeit, Menge und ob Sie erinnert, angereicht oder das Glas gehalten haben. So muss der Gutachter sich nicht allein auf Erinnerungen verlassen.
Pflegeprotokoll ausfüllen: Schritt für Schritt
1 · Gemeinsam ausfüllen
Füllen Sie das Protokoll mit der pflegebedürftigen Person und der wichtigsten Pflegeperson aus. Beide sehen unterschiedliche Seiten des Alltags.
2 · Den gewöhnlichen Tag beschreiben
Maßgeblich ist der Alltag über Wochen, nicht der beste und nicht der schlechteste Tag. Gibt es starke Schwankungen, beschreiben Sie, wie oft sie vorkommen.
3 · Medikamente und Therapien ergänzen
Übertragen Sie den Medikamentenplan und listen Sie regelmäßige Arzt- und Therapiebesuche außer Haus mit Häufigkeit auf.
4 · Hilfsmittel aufzählen
Rollator, Duschhocker, Pflegebett, Inkontinenzmaterial – alles, was vorhanden ist, auch wenn es gerade nicht genutzt wird.
5 · Abschicken und Kopie behalten
Schicken Sie das Protokoll an den Versicherer und legen Sie eine Kopie zum Termin bereit. Datum der Absendung notieren.
Das Pflegetagebuch: was hineingehört
Ein Pflegetagebuch dient vor allem der Aufzeichnung der häuslichen Pflege, die für eine pflegebedürftige Person erbracht wird (Begutachtungs-Richtlinien 2026). MEDICPROOF empfiehlt, es in den Wochen oder Tagen vor der Begutachtung täglich zu führen. Wichtig ist nicht die Schönschrift, sondern die Regelmäßigkeit. Ein einfaches Schema genügt:
| Uhrzeit | Tätigkeit | Art der Hilfe | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| 07:30 | Duschen, Haare waschen | Rücken, Beine und Haare übernommen; Oberkörper selbst | braucht Duschhocker, Angst vor Sturz |
| 08:15 | Anziehen Unterkörper | Strümpfe und Schuhe vollständig übernommen | bückt sich nicht |
| 12:00 | Medikamente | gerichtet und daran erinnert | vergisst sonst die Einnahme |
| 02:30 | nächtliche Unruhe | beruhigt, zurück ins Bett begleitet | dreimal diese Woche |
Halten Sie fest, ob Sie nur anleiten oder erinnern, ob Sie teilweise helfen oder die Tätigkeit vollständig übernehmen. Genau diese Abstufung – selbständig, überwiegend selbständig, überwiegend unselbständig, unselbständig – nutzt der Gutachter bei den meisten Kriterien (Anlage 1 zu § 15 SGB XI). Bei Verhaltensweisen wie nächtlicher Unruhe oder Ängsten zählt die Häufigkeit: selten, häufig oder täglich. Welche Fragen zu welchem Modul gehören, erklärt der Ratgeber Welche Fragen stellt MEDICPROOF?
Ob Papier, Tabellenkalkulation oder Notiz-App, ist gleich. Pflegen mehrere Personen – etwa Geschwister im Wechsel oder ein Pflegedienst am Morgen –, hilft ein gemeinsames Heft, das in der Wohnung bleibt. Wer weiter weg wohnt, kann die Einträge der Pflegenden vor Ort am Telefon oder per Foto mitlesen und vor dem Termin ergänzen, was ihm bei Besuchen aufgefallen ist.
Die Unterlagen-Mappe für den Termin
Mit der Terminankündigung werden Sie gebeten, Berichte betreuender Dienste, Pflegetagebücher, ärztliche Unterlagen, die aktuellen Medikamente sowie Gutachten und Bescheide anderer Sozialleistungsträger bereitzulegen, soweit sie für die Begutachtung nötig sind (Begutachtungs-Richtlinien 2026, Kap. 3.2.2.1). Legen Sie am besten eine Mappe an:
- Arztberichte, Entlassungsbriefe aus Krankenhaus oder Reha
- Medikamentenplan, auch Bedarfsmedikamente
- Liste und Verordnungen der Hilfsmittel
- Pflegetagebuch und Kopie der Pflegeprotokolle
- Pflegedokumentation des Pflegedienstes, falls vorhanden
- Therapiepläne, etwa für Physiotherapie oder Logopädie
- Bescheide anderer Stellen, etwa zur Schwerbehinderung oder Reha
- Vorsorgevollmacht oder Betreuerausweis, wenn Angehörige vertreten
- bei Höherstufung: das letzte Gutachten zum Vergleich
Fehlen Unterlagen, die der Versicherer für den Auftrag zwingend braucht, ist die Frist von 25 Arbeitstagen unterbrochen, bis sie eingehen (MB/PPV § 6 Abs. 2a). Eine vollständige Mappe spart also Zeit. Was zum Antrag selbst gehört, steht in der Checkliste zum Antrag auf Pflegegrad.
Vorbereitungsbogen: Ihre eigene Einschätzung vorab
Viele möchten vor dem Termin wissen, wo sie ungefähr stehen. Dafür gibt es den Pflegegrad-Rechner von Pflegegrad-Privat.de. Er bildet die sechs Module des Begutachtungsinstruments mit ihren gesetzlichen Gewichtungen nach (§ 15 SGB XI mit Anlagen 1 und 2) und zeigt eine Orientierung – nach geltendem Recht und, per Schalter, nach dem Reform-Entwurf 2027. Am Ende drucken Sie einen Vorbereitungsbogen mit Ihren Antworten aus.
Bleibt im Browser
Die Punkte werden nur auf Ihrem Gerät berechnet. Wir übertragen keine Gesundheitsangaben.
Spiegelt die Module
Sie sehen, in welchen Bereichen Hilfe nötig ist – und können gezielt Beispiele für den Termin sammeln.
Kein Gutachten
Der Bogen ist eine Selbsteinschätzung. Verbindlich ist allein das Gutachten im Auftrag Ihres Versicherers.
Fragebögen zu Wohnumfeld und Umzug
Damit Pflege zu Hause möglich bleibt, zahlt die Pflegeversicherung für Umbauten einen Zuschuss von bis zu 4.180 € je Maßnahme (§ 40 Abs. 4 SGB XI). Alle zum Zeitpunkt der Begutachtung notwendigen Umbauten gelten zusammen als eine Maßnahme; ändert sich die Pflegesituation später, ist ein erneuter Zuschuss möglich. Beispiele sind ein Treppenlift, ein barrierefreier Eingang oder eine bodengleiche Dusche – und auch der Umzug in eine barrierefreie Wohnung kann dazugehören (MEDICPROOF). Voraussetzung ist mindestens Pflegegrad 1.
- Vorher beantragen: den Fragebogen „Verbesserung des Wohnumfelds“ bzw. „Umzugskosten“ ausfüllen und beim Versicherer einreichen.
- Erst nach Genehmigung beginnen: Ist das nicht möglich, vorab mit dem Versicherer sprechen.
- Vorher-Zustand dokumentieren: Fotos oder Skizzen; ohne sie kann der Gutachter einen Umbau nicht bewerten.
- Zutritt ermöglichen: Der Gutachter braucht Zugang zu allen relevanten Räumen.
Wie häufig das Thema ist: In 71 % der ambulanten Einstufungsgutachten des Jahres 2024 äußerten sich die Gutachter zu Pflege- oder Hilfsmitteln, in 30 % zu Umbauten; der Haltegriff wurde bis Pflegegrad 3 am häufigsten empfohlen (MEDICPROOF, Pressemitteilung vom 23.09.2025). Mehr zum Zuschuss lesen Sie im Ratgeber wohnumfeldverbessernde Maßnahmen.
Häufige Fehler beim Ausfüllen
Den besten Tag beschreiben
Wer nur „klappt meistens“ schreibt, verschenkt Information. Beschreiben Sie, was regelmäßig nicht ohne Hilfe gelingt.
Die Nacht vergessen
Nächtliche Unruhe, Toilettengänge oder Ängste fallen tagsüber nicht auf. Notieren Sie, wie oft sie vorkommen.
Anleitung nicht erwähnen
Auch Erinnern, Anleiten und Beaufsichtigen ist Hilfe. Wer die Reihenfolge beim Anziehen vorgibt, hilft – das gehört ins Protokoll.
Nicht abschicken
Ein Protokoll in der Schublade nützt dem Gutachter nichts. Schicken Sie es rechtzeitig an den Versicherer und behalten Sie eine Kopie.
Datenschutz: Was mit Ihren Angaben passiert
Pflegeprotokolle und Pflegetagebuch enthalten Gesundheitsdaten. Sie gehen an Ihren Versicherer und den beauftragten Gutachter, der sie für das Gutachten nutzt. Bei Pflegegrad-Privat.de bleiben Gesundheitsangaben dagegen bei Ihnen: Der Pflegegrad-Rechner rechnet nur im Browser, und der Pflegefall-Navigator stellt keine einzige Gesundheitsfrage – er fragt nur nach Ihrer Situation, Versicherung und Wohnform und erstellt daraus einen Fahrplan mit Fristen und Kosten. Auf Wunsch spricht anschließend ein spezialisierter Experte aus unserem Partnernetzwerk mit Ihnen über den PKV-Beitrag im Alter oder Ihre eigene Pflegelücke.
Bewahren Sie alle Unterlagen nach dem Termin auf. Sie helfen, wenn Sie das Gutachten prüfen, eine Höherstufung beantragen oder Einwände erheben möchten. Den Überblick über alle Schritte rund um die Begutachtung bietet der Ratgeber MEDICPROOF.
Häufige Fragen
Gibt es einen Fragebogen von MEDICPROOF, den ich ausfüllen muss?
Nein, ausfüllen müssen Sie nur das Antragsformular Ihres Versicherers. MEDICPROOF bietet zusätzlich freiwillige Pflegeprotokolle zur Vorbereitung an, die Sie online ausfüllen oder als Blankoformular herunterladen und an Ihren Versicherer schicken können. Sie helfen dem Gutachter, sich vorab ein Bild zu machen.
Was steht in einem Pflegeprotokoll?
Darin wird dokumentiert, wie ausgeprägt die Einschränkungen der Selbständigkeit und der Fähigkeiten sind und wobei Hilfe nötig ist. Dazu kommen die regelmäßig eingenommenen Medikamente, die genutzten Hilfsmittel und die Arzt- und Therapiebesuche außer Haus (MEDICPROOF).
Wie lange sollte man ein Pflegetagebuch führen?
Bewährt hat sich, es in den Wochen oder Tagen vor der Begutachtung täglich zu führen (MEDICPROOF); ein bis zwei Wochen zeigen den gewöhnlichen Alltag meist gut. Notieren Sie jede Hilfe mit Uhrzeit, Art der Unterstützung und Besonderheiten – auch nachts.
Wohin schicke ich das ausgefüllte Pflegeprotokoll?
An Ihren privaten Versicherer, nicht direkt an MEDICPROOF. Der Versicherer leitet die Unterlagen weiter, damit sich der Gutachter vorbereiten kann. Eine Kopie bewahren Sie selbst auf und legen sie zum Termin bereit.
Brauche ich für einen Badumbau einen eigenen Fragebogen?
Ja, sinnvoll ist der MEDICPROOF-Fragebogen „Verbesserung des Wohnumfelds“, den Sie ausgefüllt beim Versicherer einreichen; bei einem Umzug wegen der Pflege gibt es den Fragebogen „Umzugskosten“. Beginnen Sie mit dem Umbau erst nach der Genehmigung. Der Zuschuss beträgt bis zu 4.180 € je Maßnahme (§ 40 Abs. 4 SGB XI).
Ist der Vorbereitungsbogen von Pflegegrad-Privat.de ein MEDICPROOF-Formular?
Nein. Er ist eine eigene Selbsteinschätzung nach den Regeln des § 15 SGB XI, die Sie mit dem Pflegegrad-Rechner erstellen und ausdrucken. Er ersetzt weder die Pflegeprotokolle von MEDICPROOF noch das Gutachten. Pflegegrad-Privat.de ist kein Angebot der MEDICPROOF GmbH.
Quellen
- MEDICPROOF: Begutachtung – Wie bereite ich mich vor? / Wohnumfeld – abgerufen 18.10.2026
- MEDICPROOF: Pflegeprotokolle (Online-Formulare) – abgerufen 18.10.2026
- Medizinischer Dienst Bund: Begutachtungs-Richtlinien Pflege 2026 – Kap. 3.2.2.1; in Kraft seit 01.10.2026
- § 15 SGB XI und Anlage 1 – Begutachtungsinstrument, Einzelpunkte – abgerufen 18.10.2026
- § 40 SGB XI – Pflegehilfsmittel und wohnumfeldverbessernde Maßnahmen – abgerufen 18.10.2026
- PKV-Verband: Allgemeine Versicherungsbedingungen der privaten Pflegepflichtversicherung (MB/PPV 2026, Tarif PV) – § 6 Abs. 2a, § 9; abgerufen 18.10.2026
- MEDICPROOF: Medien – Pressemitteilung vom 23.09.2025 zu Pflege-/Hilfsmitteln und Umbauten – abgerufen 19.10.2026
Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen zu der Pflege für Privatversicherte und Beihilfeberechtigte (Pflegegrad, Begutachtung, Leistungen, Pflegeheim, Beihilfe) (Stand: 19. Oktober 2026). Er ersetzt keine individuelle Beratung. Welche Lösung zu Ihnen passt, hängt von Ihrer persönlichen Situation ab, z. B. Alter, Gesundheit, Einkommen und Familie. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität; Gesetze und Tarife ändern sich. MEDICPROOF und compass werden nur beschreibend genannt; Pflegegrad-Privat.de ist kein Angebot dieser Unternehmen, keiner Pflegekasse und keiner Beihilfestelle. Zu Widerspruch oder Klage im Einzelfall beraten Sozialverbände oder Fachanwälte für Sozialrecht. Herausgeber: Pflegegrad-Privat.de. Pflegegrad-Privat.de ist kein Versicherungsmakler und bietet keine Versicherungs-, Rechts- oder Steuerberatung an; eine individuelle Beratung erfolgt ausschließlich durch spezialisierte Kooperationspartner mit Erlaubnis nach § 34d GewO.