Pflegefall Eltern Checkliste: die ersten 30 Tage – Antrag, Vollmachten, Kosten, Beihilfe

Die Checkliste für den Pflegefall der Eltern beginnt mit dem Antrag: Am ersten Tag stellen Sie ihn beim privaten Versicherer der Eltern und bestätigen ihn per E-Mail, denn Leistungen gibt es erst ab dem Antragsmonat. In den folgenden Tagen klären Sie Vollmacht, Arbeitgeber, Pflegeberatung und – bei Beamten – den Beihilfeantrag; die Entscheidung über den Pflegegrad muss spätestens nach 25 Arbeitstagen vorliegen (§§ 18c, 33 SGB XI, Stand Oktober 2026).

Checkliste Pflegefall der Eltern: der Überblick

Nicht alles muss sofort passieren – aber manches schon. Die Tabelle zeigt, was in welcher Phase ansteht und welche Frist dahintersteht. Die Details folgen in den Abschnitten darunter.

Den Hintergrund zu jedem Schritt – Kosten, Elternunterhalt, PKV-Beitrag – erklärt der Ratgeber Pflegefall der Eltern – privat versichert.

Tag 1 bis 3: Antrag stellen und Versorgung sichern

• Antrag beim Versicherer: Rufen Sie den privaten Krankenversicherer der Eltern an – er führt auch die Pflegepflichtversicherung – und beantragen Sie Leistungen. Bestätigen Sie den Antrag noch am selben Tag per E-Mail; Erklärungen gegenüber dem Versicherer bedürfen nach den Musterbedingungen der Textform (MB/PPV § 16).
• Krankenhaus oder Reha: Sprechen Sie den Sozialdienst an. Er unterstützt oft beim Antrag (PKV-Verband) und bei der Organisation der Weiterversorgung. Muss diese gesichert werden, ist spätestens am 5. Arbeitstag nach Antragseingang zu begutachten.
• Arbeitgeber: In einer akuten Pflegesituation dürfen Sie bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernbleiben (§ 2 PflegeZG). Das Pflegeunterstützungsgeld als Lohnersatz beantragen Sie beim privaten Pflegeversicherer des Elternteils (§ 44a Abs. 3 SGB XI).
• Erste Versorgung: Wer kümmert sich in den nächsten Tagen? Familie, Nachbarn, ein Pflegedienst oder eine Kurzzeitpflege – das klären Sie mit dem Sozialdienst oder der Pflegeberatung.

Wie der Eilfall aus dem Krankenhaus abläuft und was die Vorabeinstufung bedeutet, erklärt der Ratgeber MEDICPROOF-Eilantrag. Welche Angaben in den Antrag gehören, steht in der Checkliste zum Antrag auf Pflegegrad.

Woche 1: Vollmacht, Beihilfe, Beratung

• Vorsorgevollmacht suchen: Gibt es eine? Gilt sie für Gesundheits-, Versicherungs- und Behördenangelegenheiten? Kopien für Versicherer und Beihilfestelle bereithalten.
• Keine Vollmacht? Kann der Elternteil noch entscheiden, jetzt gemeinsam eine erstellen. Wenn nicht, bestellt das Betreuungsgericht einen rechtlichen Betreuer. Ehegatten dürfen sich nach § 1358 BGB nur in Gesundheitsfragen und höchstens sechs Monate vertreten.
• Empfangsberechtigung: Leistungen gehen an den Versicherungsnehmer; an die versicherte Person nur, wenn sie in Textform als empfangsberechtigt benannt ist (MB/PPV § 6 Abs. 5). Wichtig, wenn ein Elternteil Versicherungsnehmer für beide ist.
• Beihilfe bei Beamten: Den Antrag auf Pflegebeihilfe mit dem Pflegeformular der Beihilfestelle stellen. Bei Pensionären, Witwen und Witwern trägt die Beihilfe meist 70 %, die private Pflegepflichtversicherung 30 % (MB/PPV 2026, Tarifstufe PVB).
• Pflegeberatung: Der Versicherer muss binnen zwei Wochen nach dem Antrag einen Beratungstermin anbieten oder Beratungsstellen nennen, die Sie auf seine Kosten nutzen können (MB/PPV § 4 Abs. 18). Für Privatversicherte berät die compass private pflegeberatung – telefonisch, per Video oder zu Hause.

Woche 2 und 3: Begutachtung vorbereiten und wahrnehmen

• Telefon im Blick: Der Gutachter meldet sich telefonisch oder schriftlich, oft von einer unbekannten Nummer (MEDICPROOF). Stimmen Sie einen Termin ab, an dem Sie oder die Hauptpflegeperson dabei sein können.
• Pflegetagebuch: Täglich notieren, wobei geholfen wird, wie oft und wie stark – auch nachts.
• Pflegeprotokolle: Die Vorbereitungsbögen von MEDICPROOF ausfüllen und an den Versicherer schicken.
• Unterlagen bereitlegen: Arztberichte, Entlassungsbriefe, Medikamentenplan, Hilfsmittelliste, Pflegedokumentation eines Pflegedienstes.
• Beim Termin: Der Elternteil muss anwesend sein; Pflegepersonen sollten teilnehmen, weil sie den Hilfebedarf anschaulich schildern können (MEDICPROOF). Den gewöhnlichen Alltag zeigen, nicht den besten Tag.
• Pflegezeit planen: Wer länger aussteigen möchte, kündigt Pflegezeit spätestens zehn Arbeitstage vorher an (§ 3 PflegeZG). Ist sie angekündigt, muss zu Hause binnen 10 Arbeitstagen begutachtet werden.

Welche Bögen es gibt und wie ein Pflegetagebuch aussieht, erklärt der Ratgeber MEDICPROOF-Fragebogen und Pflegeprotokoll.

Bis Tag 30: Bescheid, Beihilfe, erste Leistungen

• Frist im Blick: Spätestens 25 Arbeitstage nach Antragseingang muss die Entscheidung vorliegen; bei Verzug zahlt der Versicherer 70 € je begonnener Woche, wenn er die Verzögerung zu vertreten hat (§ 18c SGB XI). Ihr Datum rechnet der MEDICPROOF-Fristenplaner aus.
• Leistungsmitteilung prüfen: Pflegegrad, Leistungsbeginn, Befristung. Das Gutachten liegt meist bei; sonst anfordern. Wie Sie es lesen, erklärt der Ratgeber MEDICPROOF-Gutachten verstehen.
• Beihilfe: Leistungsmitteilung und Gutachten bei der Beihilfestelle einreichen; sie legt das Gutachten in der Regel zugrunde.
• Leistungen abrufen: Pflegegeld kommt monatlich; Rechnungen von Pflegedienst oder Alltagshilfen reichen Sie zur Erstattung ein, mit dem Pflegeheim ist nach Vereinbarung eine direkte Abrechnung möglich (PKV-Verband).
• Rentenversicherung der Pflegeperson: Pflegen Sie mindestens zehn Stunden an zwei Tagen pro Woche ab Pflegegrad 2, zahlt der private Versicherer Rentenbeiträge für Sie (§ 3 SGB VI; § 44 SGB XI). Fragen Sie beim Versicherer nach dem Fragebogen dazu.
• Nicht einverstanden? Ein förmliches Widerspruchsverfahren gibt es nicht; teilen Sie dem Versicherer Ihre Einwände mit, dann kann ein Zweitgutachten erstellt werden.

Wer macht was? Aufgaben in der Familie verteilen

Ein Pflegefall ist selten die Aufgabe einer einzelnen Person – und er wird leichter, wenn die Rollen früh klar sind. Bewährt hat sich, dass eine Person der feste Ansprechpartner für Versicherer, Gutachter und Beihilfestelle ist; so gehen keine Schreiben verloren, und Fristen bleiben im Blick. Eine zweite Person, die in der Nähe wohnt, übernimmt Termine vor Ort, etwa die Begutachtung oder Gespräche mit dem Pflegedienst. Wer weiter weg lebt, kann Finanzen, Anträge und Rechnungen übernehmen, die sich gut aus der Ferne erledigen lassen. Halten Sie Absprachen schriftlich fest und führen Sie ein gemeinsames Pflegetagebuch, in das alle eintragen. Und vergessen Sie nicht, wer die Pflegenden entlastet: Verhinderungspflege, Tagespflege und Alltagshilfen sind genau dafür gedacht. Die kostenlose Pflegeberatung hilft auch dabei, einen Plan für die ganze Familie aufzustellen.

Die Dokumentenmappe für den Pflegefall

Eine Mappe – auf Papier oder digital –, die alle Helfenden kennen, erspart später viel Suchen:

Geld: Was Sie in den ersten Wochen klären sollten

Die Pflegeversicherung ist eine Teilleistung. Im Pflegeheim lag der durchschnittliche Eigenanteil im ersten Jahr am 01.07.2026 bei 3.364 € im Monat (vdek), und der Beitrag zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung läuft weiter – eine Beitragsfreiheit bei Pflegebedürftigkeit gibt es nicht (MB/PPV § 8). Drei Fragen sollten Sie deshalb früh klären:

1. Was kommt monatlich herein? Rente oder Pension, gegebenenfalls Beihilfe und Leistungen der Pflegeversicherung.
2. Was geht hinaus? Eigenanteile für Pflege, Unterkunft und Verpflegung, der PKV-Beitrag, laufende Kosten der Wohnung.
3. Wie lässt sich die Lücke verkleinern? Ein Tarifwechsel beim eigenen Versicherer ist ohne neue Gesundheitsprüfung möglich (§ 204 VVG); bei Altverträgen ab 65 kommt der Standardtarif infrage; bei Hilfebedürftigkeit halbiert sich der Beitrag im Basistarif.

Den Monatssaldo aus Rente, Beitrag und Eigenanteil zeigt der Beitrags-Check im Pflegefall. Zur Beruhigung: Zum Elternunterhalt für Pflegekosten werden Kinder nur herangezogen, wenn ihr Jahresgesamteinkommen jeweils mehr als 100.000 € beträgt (§ 94 Abs. 1a SGB XII).

Nach den ersten 30 Tagen

• Beratungsbesuche: Wer Pflegegeld bezieht, muss ab Pflegegrad 2 halbjährlich eine Beratung zu Hause abrufen; sonst wird das Pflegegeld gekürzt (§ 37 Abs. 3 SGB XI; MB/PPV § 4 Abs. 4).
• Änderungen melden: Eintritt, Wegfall und jede Minderung der Pflegebedürftigkeit sowie Krankenhausaufenthalte zeigen Sie dem Versicherer in Textform an (MB/PPV § 9).
• Höherstufung: Wird die Pflege aufwendiger, beantragen Sie eine neue Begutachtung.
• Entlastung planen: Verhinderungs- und Kurzzeitpflege aus dem Jahresbetrag von 3.539 €, Entlastungsbetrag von 131 € im Monat.
• Eigene Absicherung prüfen: Viele Kinder fragen sich nach dem Pflegefall der Eltern, wie sie selbst vorsorgen. Ein spezialisierter Experte aus unserem Partnernetzwerk prüft auf Wunsch kostenlos den PKV-Beitrag Ihrer Eltern und Ihre eigene Pflegelücke.

Ihren persönlichen Fahrplan mit allen Fristen, der Erstattung aus Pflegeversicherung und Beihilfe und einer Kostenschätzung erstellt der kostenlose Pflegefall-Navigator in 60 Sekunden – ohne eine einzige Gesundheitsfrage.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen zu der Pflege für Privatversicherte und Beihilfeberechtigte (Pflegegrad, Begutachtung, Leistungen, Pflegeheim, Beihilfe) (Stand: 19. Oktober 2026). Er ersetzt keine individuelle Beratung. Welche Lösung zu Ihnen passt, hängt von Ihrer persönlichen Situation ab, z. B. Alter, Gesundheit, Einkommen und Familie. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität; Gesetze und Tarife ändern sich. MEDICPROOF und compass werden nur beschreibend genannt; Pflegegrad-Privat.de ist kein Angebot dieser Unternehmen, keiner Pflegekasse und keiner Beihilfestelle. Zu Widerspruch oder Klage im Einzelfall beraten Sozialverbände oder Fachanwälte für Sozialrecht. Herausgeber: Pflegegrad-Privat.de. Pflegegrad-Privat.de ist kein Versicherungsmakler und bietet keine Versicherungs-, Rechts- oder Steuerberatung an; eine individuelle Beratung erfolgt ausschließlich durch spezialisierte Kooperationspartner mit Erlaubnis nach § 34d GewO.